CaliforniaX – Bearbeitung von Nachträgen

Das Ziel ist es, die Kosten aller Prozesse in California transparent abzubilden – ohne zusätzliche Excel-Dateien. Schlanke Prozesse und Übersichtlichkeit auf einen Blick – dazu gehören auch die Nachträge.

Immer wieder treffen wir im Anwenderkreis die Meinung an: „Wir geben die Nachträge in California nicht ein, weil unser Auftraggeber eh noch ändert und dann ist der Nachtrag festgeschrieben und kann nicht mehr an die Erfordernisse angepasst werden. Damit stimmt unser Stand nicht mit dem des Arbeitsgebers überein. Das wollen wir vermeiden.“

Tatsächlich kann es gerade im Straßenbau vorkommen, dass Nachträge eine Frist von mehreren Monaten bedürfen bis sie genehmigt sind. Bei Positionen mit großen mengenmäßigen Abweichungen gegenüber dem Auftrag werden die EP´s neu berechnet auf der Basis der Kalkulationsansätze der Urkalkulation oder der Angaben in den Formblättern VHB 221-223. Solange diese Prüfung nicht abgeschlossen ist, werden die Positionen mit Faktoren bewertet, anteilig freigegeben – die sachliche Prüfung dabei vorausgesetzt.

Um diese und weitere Situationen abzubilden, in denen die eingereichten Nachträge von den tatsächlichen Nachtragsvereinbarungen abweichen, wurde die Nachtragsverwaltung geschaffen.

Wir zeigen Dir, wie das geht.

Grundlagen zu den Nachträgen

1. Nachträge in Leistungsverzeichnissen

Alle Nachträge werden in beliebiger Reihenfolge im LV des Auftrags nach der Auftragsfestschreibung eingegeben oder eingelesen.
Mengenmehrungen/Mengenminderungen werden bei der bestehenden Position als neue Planungsmenge eingegeben.
Für Positionen, für die ein neuer Preis verhandelt wurde, wird die Referenzposition kopiert und mit einem neuem Preis und entsprechender Menge angepasst.
Nachtragspositionen, die nicht genehmigt wurden, werden mit der Eigenschaft entfällt gekennzeichnet. Die Menge wird dabei auf 0 gesetzt.

2. Nachtragsverwaltung

Niemand kann wissen, ob alle Nachträge genauso freigegeben werden, wie sie eingereicht wurden. Darum ist die Nachtragsverwaltung erforderlich. Im Idealfall entspricht hierbei jeder Nachtrag einer Nachtragsgruppe/-vereinbarung.

Mit wenigen Eingaben sind die Gruppen angelegt.
Durch Markieren der Positionen werden diese den Gruppen zugeordnet.
Für die Nachträge und die Positionen können der Stand und die Entwicklung dokumentiert werden.

3. Festschreibung eines Nachtrags

Ein Nachtrag wird immer erst festgeschrieben, wenn er genehmigt ist. Bis dahin kann er mengenmäßig und preislich geändert werden (siehe 1. LV). Die Abrechnung kann dabei in allen Nachtragsstadien erfolgen – zum Beispiel vorab mit den Bewertungsfaktoren und anschließend mit den genehmigten Eckdaten.

Vorteile:

alle Nachträge werden lückenlos für den Auftrag dokumentiert und in die Kostenübersicht des gesamten Projektes einbezogen
die Summen der Nachträge können für Kostengruppen und Kostenträger gebildet werden
der Kostenstand und die Entwicklung werden zu jeder Zeit transparent dargestellt
das Berichtssystem zum Auftraggeber und intern wird optimiert

Beispiel:

Es wurden 4 Nachträge eingereicht, aber noch keiner genehmigt.

Gliederung: entsprechend der Einreichung

Stadium: Nachtrag 1

Abbildung: Auftrag mit Nachträgen